La conoscenza driver per la crescita aziendale, la sua gestione: il fattore di successo

La conoscenza contenuta nelle organizzazioni è fondamentale per la crescita aziendale, se può essere gestita facilmente all‘interno del processo di decision making. La conoscenza è una risorsa importante per l‘ottenimento del un vantaggio competitivo. 

 

Gestire la conoscenza attraverso le piattaforme di ECM

 

Tutte le organizzazioni, anche le più piccole per dimensione e fatturato, devono governare processi di business, i quali producono contenuti, documenti ed informazioni, che devono comunque essere reperibili e utilizzabili in maniera facile e veloce.

Le piattaforme di Enterprise Content Management semplificano e velocizzano le operazioni di gestione (creazione, classificazione, salvataggio, modifica, condivisione e diffusione) delle informazioni aziendali, aumentando di conseguenza la produttività e l‘efficienza dell'organizzazione. Inoltre garantiscono la sicurezza dei dati poiché certificano il contenuto presente in ciascun repository e stabiliscono la tipologia di accesso consentita a ciascun attore organizzativo. 

 

Le soluzioni di Enterprise Content Management sono in grado di gestire i dati strutturati e non, ed i processi connessi presenti all'interno dell'organizzazione, di classificare, catturare, salvare, distribuire, proteggere e diffondere la conoscenza aziendale. 

 

Le piattaforme di ECM hanno al loro interno diversi sistemi, i più importanti sono:

  • Document Management System (DM o DMS)
  • Collaboration Supporting System (CSS) 
  • Web Content Management (WCM)
  • Records Management
  • Workflow/Business Process Management (BPM)

 

I contenuti aziendali ed il loro ciclo di vita

 

Le organizzazione quotidianamente devono essere in grado di gestire sia le conoscenze interne che le informazioni provenienti dall'esterno durante tutto il ciclo di vita delle stesse: creazione, acquisizione, condivisione, pubblicazione, archiviazione ed eliminazione. 

 

Il ciclo di vita dei contenuti aziendali (Content LifeCycle)  è composto da sei fasi principali:

  1. Create
  2. Capture
  3. Organize/Classify
  4. Publishing
  5. Filling
  6. Delete

Per una migliore gestione del Content LifeCycle è necessario definire a priori le content categories ("contenitori") e la loro struttura, per poi andare ad organizzare, attraverso una struttura gerarchica ad albero, i content presenti nell'organizzazione. Ad esempio un'impresa potrebbe avere una content category denominata ―report marketing, con all‘interno diversi content types (test qualità pre-mercato, report qualità, report customer care, report marketing strategy, etc.). In ciascun content types vengono inseriti i diversi documenti suddivisi per: prodotto/servizio, data, mercato di riferimento. Viene poi decisa quale la struttura dare ai documenti/informazioni presenti nelle content categories e nei content types.

 

Le piattaforme ECM seguono le attività legate allo sviluppo di contenuti dalla loro creazione (da fonti) fino al loro uso (in uno o più segmenti di pubblico):

  • Creazione o acquisizione delle informazioni da una fonte esistente
  • Strutturare le informazioni nel sistema modificandolo, segmentandolo in pezzi (o componenti), e aggiungendo metadati appropriati.
  • Creazione di un repository che si compone di record del database e / o file che contengono contenuti componenti, documenti e metadati
  • Trasformazione del  contenuto rendendolo disponibile, cioè facilmente accessibile attraverso un motore di ricerca o a a utenti chiave

 

 

 

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